Besprechungsmanagement

Was ist Besprechungsmanagement?

Unter Besprechungsmanagement versteht man den Prozess des Verwaltens aller Komponenten, die mit Besprechungen zu tun haben. Die Aktionen vor, während und nach der Besprechung sind für ihren Erfolg gleich wichtig. Wird ein Element der Besprechung vergessen oder vernachlässigt, kann dies zu schlechten Ergebnissen führen und weitere Besprechungen nötig machen.

Klingt schwierig? Keine Sorge, Besprechungsmanagement-Software (wie z.B. MeetingBooster) erledigt die entsprechende Arbeit für Sie.

5 Schritte zum Besprechungsmanagement:

1. Ziel festlegen und Agenda erstellen

Beginnen Sie damit, sich selbst nach dem Ziel und Zweck der Besprechung zu fragen. Sollte dies nicht möglich sein, sollte die Besprechung als solche womöglich gar nicht abgehalten werden.

Zu entscheiden, welche Themen auf die Agenda gehören, kann anfangs ziemlich schwierig sein, aber auch da hilft die Frage nach dem Ziel der Besprechung. Besprechungs-Agenda-Software wie MeetingBooster vereinfacht diesen Prozess mithilfe einer Oberfläche im MS Office-Stil und professionellen Vorlagen für die Agenda. Sie können Elemente anhängen, Zeiten sowie den Referenten des Themas bestimmen und sogar die Teilnehmer nach Vorschlägen für die Agenda befragen.

Besprechungsmanagement-Software hilft Ihnen beim Erstellen einer professionellen Agenda in wenigen Minuten, die zu gesteigerter Produktivität und verbesserter Effektivität der Besprechung führt.

2. Besprechung planen und Agenda verteilen

Um den Planungsprozess zu vereinfachen, arbeitet z.B. die Software MeetingBooster mit gängigen E-Mail-Clients wie Outlook und Gmail zusammen, was das Planen einer Besprechung praktisch ohne jede Umgewöhnung ermöglicht.

Das Verteilen der Agenda sollte auf jeden Fall vor dem Beginn der Besprechung erfolgen, damit sich die Teilnehmer entsprechend vorbereiten können. Das ist allerdings leichter gesagt als getan, wenn herkömmliche Methoden, wie Word und E-Mail verwendet werden.

Eine automatische Verteilfunktion in der Software ermöglicht es dem Organisator der Besprechung, die Agenda an die Teilnehmer einfach per Mausklick zu versenden. Fügen Sie Ihr Firmenlogo hinzu, wählen einen Stil für die Agenda aus und/oder fügen eine Coverseite ein. Mit einer Software wie MeetingBooster erhalten die Teilnehmer eine garantiert professionell aussehende Agenda – ganz automatisch.

3. Besprechung durchführen und Aufgaben zuweisen

Stellen Sie sicher, dass die Besprechung pünktlich beginnt und als erstes die Anwesenheit überprüft wird. Es ist u.a. wichtig zu wissen, ob die entsprechenden Entscheider anwesend sind. Falls nicht, sollte die Besprechung ggf. verschoben werden. Falls vorbereitende Aufgaben an Teilnehmer vergeben wurden, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, zu überprüfen, ob alle Aufgaben erledigt wurden.

Besprechungsmanagement-Software erleichtert diesen Prozess insofern, als der Plan der Besprechung und die Liste der vorbereitenden Aufgaben vor der Besprechung angezeigt werden. Mit wenigen Mausklicks können Sie die Anwesenheit sowie die Verantwortung für die Aufgaben überprüfen, was die Effizienz der Besprechung deutlich steigert.

Während der Besprechung bietet es sich an, die Agenda anzuzeigen und einen Protokollführer zu bestimmen. So kann sich der Referent auf das Thema selbst und seine Präsentation konzentrieren. Software wie z.B. MeetingBooster macht damit das Besprechungsmanagement absolut stressfrei. Der Protokollführer kann direkt Teilnehmer auswählen und ihnen Beiträge zuweisen; außerdem können „Meeting Tools“ wie „Abstimmen“ beim Treffen von Entscheidungen helfen. All diese Informationen werden direkt ins Protokoll der Besprechung übertragen, sodass sie darüber von allen Teilnehmern eingesehen werden können.

Wenn man es auf den Punkt bringt, geht es bei allen Besprechungen um Aufgaben, die zu erledigen sind. Durch ein umfassendes System zum Aufgabenmanagement z.B. in MeetingBooster können Sie Aufgaben direkt formulieren und zuweisen. Die Software verteilt die Aufgaben automatisch in den Aufgabenbereich des jeweiligen Teilnehmers, wo dieser u.a. den Status der Aufgabe sehr einfach aktualisieren kann. Damit werden Verantwortlichkeiten innerhalb des Besprechungsmanagements klar zugewiesen.

4. Protokoll erstellen, verteilen und archivieren

Das Besprechungsprotokoll bildet die Ergebnisse der Diskussion ab: Getroffene Entscheidungen sowie Aufgaben, die sich während der Besprechung ergeben haben. Der Prozess des Besprechungsmanagements mündet in diesem einen Dokument, d.h. es sollte in jeder Hinsicht zur Verteilung geeignet sein.

Besprechungsmanagement-Software wie MeetingBooster erstellt das Protokoll automatisch mit Hilfe von individuell einstellbaren Stilen und Format-Optionen, einfach zu bedienenden Bearbeitungsfunktionen. Es wird automatisch verteilt und archiviert. Damit wird sichergestellt, dass die wichtigen Informationen aus der Besprechung auf professionelle, einfach zu verstehende Weise vorliegen.

5. Aktivitäten analysieren und Änderungen vornehmen

Besprechungsmanagement ist ein kontinuierlicher Prozess, wobei die Analyse von auf die Besprechung bezogenen Aktivitäten zur Verbesserung der Besprechungs-Leistung sorgen kann, zur Einhaltung der veranschlagten Kosten und insgesamt zu sauberen Prozeduren. Leider unterschätzen die meisten Firmen die positiven Aspekte eines klaren, sauberen Überblicks über eine Besprechung.

Die Analytischen Dashboards z.B. in der Software MeetingBooster sorgen bzgl. der Besprechungs-Aktivitäten für Klarheit. Vom System werden über den ganzen Verlauf hin quantitative und qualitative Daten bzgl. der Nutzer und Aktivitäten gesammelt und in den entsprechenden Dashboard-Berichten dargestellt. Damit können Besprechungen quer durchs Unternehmen verbessert werden.

Falls Sie Probleme beim Besprechungsmanagement haben, sollte der erste Schritt das Identifizieren dieser Probleme sein. Danach führen Sie die zur Verbesserung nötigen Schritte durch..